職務経歴書のフォーマット｜見やすい書き方と記入例【編年体・キャリア式】

職務経歴書のフォーマットは、履歴書と違って決まった様式がなく、項目や並べ方を自分で選んで作る書類です。そのため、無料のテンプレートを探しても種類が多く、どれを使えばよいか迷う方も少なくありません。

職務経歴書のフォーマットの基本と形式の違いを押さえると、自分の経歴に合った型を選び、採用担当者が短時間で読める書類に仕上げられます。テンプレートをそのまま埋めるより、何をどこに書くかが分かったうえで使うほうが、応募先に合わせた手直しもしやすくなります。

本記事では、職務経歴書のフォーマットの基本の項目・編年体式と逆編年体式とキャリア式の違い・項目別の記入例をまとめています。さらに、見やすくするコツと、ハローワークなど公的な無料のひな形の入手先も紹介します。転職活動全体の流れは転職活動の進め方で解説しています。

職務経歴書のフォーマットの基本：A4で1〜2枚・6つの項目

職務経歴書のフォーマットは、A4縦で1〜2枚に、標題・日付・氏名と職務経歴を必須の項目として入れるのが基本です。ハローワークの「職務経歴書の作り方」パンフレットでも、職務経歴書はA4縦サイズ1〜2枚程度に自由様式で書く書類とされています。

ここでは、職務経歴書のフォーマットに入れる項目の早見表と、必須の項目・自由に足す項目、履歴書との違いを紹介します。

職務経歴書のフォーマットの早見表

職務経歴書のフォーマットは、6つの項目で組み立てると多くの応募先に対応できます。採用担当者は、要点 → 経歴の中身 → 強みの順に読むため、項目の順番もこの流れに合わせると読みやすくなります。

項目ごとに書くことと分量の目安を、以下の表にまとめます。

※分量は目安です。応募先から指定がある場合は指定に従ってください。

上記の6項目を基本の型にして、経歴に合わせて項目を足したり外したりすると、一から考えるより早く完成します。

職務経歴書の必須の項目と自由に足す項目

職務経歴書の必須の項目は、標題・氏名・日付・職務経歴の4つです。ハローワークのパンフレットでは、冒頭部分と職務経歴は必須で、ほかの項目は自由に選んで3〜6項目程度にするのが一般的と説明されています。

たとえば、事務職に応募するならパソコンスキル、外資系企業なら語学力、職種を変えるなら志望動機の項目を足すと、応募先が知りたい情報を前に出せます。ただし、項目を増やしすぎると2枚に収まらず、要点がぼやけます。

自由に足せる項目の例は、以下のとおりです。

• 応募職種（複数の職種を募集している場合）
• パソコンスキル・語学力
• 受賞歴・プロジェクト経験
• 職業訓練・研修・自己啓発
• 志望動機

応募先の求人票で求められている経験・スキルに対応する項目から優先して足しましょう。

職務経歴書と履歴書のフォーマットの違い

職務経歴書と履歴書は、役割が違うためフォーマットの決まり方も違います。履歴書は学歴・職歴・資格などの基本情報を決まった欄に書く書類で、職務経歴書は仕事の中身と実績を自由な形で詳しく伝える書類です。

2つの書類の違いを、様式・書く内容・作り方で比較します。

ハローワークのパンフレットでも、履歴書の内容をそのまま写すのではなく、履歴書に書ききれない内容を詳しく書くよう案内されています。職歴の年月や会社名は、2つの書類で食い違わないようにそろえてください。

職務経歴書のフォーマット3種類：編年体式・逆編年体式・キャリア式

職務経歴書のフォーマットは、職務経歴の並べ方によって編年体式・逆編年体式・キャリア式の3種類に分かれます。同じ経歴でも、並べ方によって採用担当者が最初に目にする経験が変わるため、形式選びは見やすさに直結します。

ここでは、3つの形式の特徴を表で比較したうえで、形式ごとの書き方と選び方を紹介します。

※ハローワーク「職務経歴書の作り方」パンフレットをもとに作成

編年体式は古い経歴から順に書く

編年体式は、職務経歴を古いものから順に並べるフォーマットです。キャリアの積み上げが時系列で自然に読めるため、ハローワークのパンフレットでも、迷ったときは編年体式にすると案内されています。

たとえば、販売スタッフから店長、エリアマネージャーへと役割が広がってきた方なら、編年体式にすると成長の流れがそのまま伝わります。ただし、経歴が長い方は直近の経験が2枚目に回りやすいため、古い経歴は要点だけに絞りましょう。

逆編年体式は直近の経歴から書く

逆編年体式は、職務経歴を新しいものから順に並べるフォーマットです。採用担当者が最初に直近の経験を読めるため、今の仕事と応募先の仕事が近い方は即戦力として伝わりやすくなります。

たとえば、同じ会社で10年以上働き、直近で管理職やプロジェクトの責任者を務めている方なら、最新の役割から書くと強みが冒頭に来ます。ただし、職務要約で経歴全体の流れを1〜2文で補わないと、どのように今の役割にたどり着いたかが伝わりにくくなります。

キャリア式は職務の種類ごとにまとめる

キャリア式は、経験した職務を「営業」「企画」「事務」のような種類ごとにまとめ、アピールしたい順に並べるフォーマットです。勤務先が変わっても同じ職務を続けてきた方や、職種をまたいで経験してきた方は、強みを職務単位で示せます。

たとえば、3社で法人営業を、1社で営業企画を経験した方なら、「法人営業（通算8年）」「営業企画（2年）」の2つの見出しで整理すると、会社ごとに書くより経験の厚みが伝わります。ただし、キャリア式は時系列が分かりにくくなるため、ハローワークのパンフレットでも勤務先と期間を並べた略歴を別に付けることが勧められています。

職務経歴書のフォーマットの選び方

職務経歴書のフォーマットは、応募先で評価されたい経験がどこにあるかで選びます。採用担当者は1通の書類を短い時間で読むため、評価されたい経験が先頭近くに来る形式が有利だからです。

経歴の状況ごとに、選びたい形式を以下の表にまとめます。

どの形式でも迷う場合は、直近の経験から読める逆編年体式で作り、職務要約で経歴全体を補うと、多くの応募先に使い回さず手直しできる土台になります。

職務経歴書のフォーマットの記入例【項目別】

職務経歴書のフォーマットは、項目ごとの記入例を見ると、どの程度の詳しさで書けばよいかが分かります。テンプレートの空欄だけを見ても、職務要約に何行書くか、実績をどこまで数字にするかは判断しにくいためです。

ここでは、法人営業から営業企画職に応募する場合を想定した記入例（架空）を、逆編年体式で項目ごとに紹介します。数字や会社名は、ご自身の経歴に置き換えてください。

標題・日付・氏名

標題・日付・氏名は、職務経歴書の冒頭に置く必須の項目です。日付は郵送なら投函日、持参なら持参日、メールなら送信日とし、履歴書と同じ日付にそろえます。

記入例は、以下のとおりです。

職務経歴書
2026年10月26日現在
氏名　山田 太郎

標題は上部の中央に大きめの文字で置き、日付と氏名は右寄せにすると整って見えます。年号は、職務経歴書の中で和暦か西暦のどちらかに統一しましょう。

職務要約

職務要約は、経歴の全体像と強みを3〜5行で伝える項目です。採用担当者が最初に読む部分のため、職務要約だけで「どんな経験の人で、何ができるか」が分かるようにします。

大学卒業後、株式会社〇〇に入社し、法人営業として製造業の顧客を中心に8年間担当してきました。新規開拓から既存顧客の深耕まで経験し、2024年からは5名のチームリーダーとして営業資料の標準化と後輩の育成に取り組んでいます。顧客の課題を数字で整理し、提案につなげる力を営業企画の仕事で活かしたいと考えています。

職務要約は、職務経歴を書き終えてから最後にまとめると、内容のずれを防げます。職種別の例文や転職回数が多い場合の書き方は職務要約の書き方と例文で紹介しています。

職務経歴

職務経歴は、会社ごとに期間・事業内容・所属・業務内容・実績をまとめる、職務経歴書の中心の項目です。業務内容は箇条書き、期間と担当は表にすると、文章で書くより短い時間で読めます。

逆編年体式での記入例は、以下のとおりです。

※記入例の数字は架空です。

実績は、売上・件数・期間・順位など、比べられる数字で書くと伝わります。数字で示しにくい業務は、「問い合わせ対応の手順書を作成し、新人の独り立ちまでの期間を短縮」のように、変化の事実を書きましょう。

活かせる経験・知識・スキル

活かせる経験・知識・スキルは、応募先の仕事で使える技能を短く並べる項目です。採用担当者は求人票の応募条件と照らし合わせて読むため、求人票と同じ言葉で書くと伝わります。

記入例は、以下のとおりです。

• 法人営業：新規開拓・既存顧客の深耕（8年）
• Excel：関数・ピボットテーブルを使った売上分析
• PowerPoint：提案資料・社内報告資料の作成
• 生成AI：ChatGPTで提案書の構成案と議事録の要約を作成（業務で1年）

生成AIのように使い方で評価が変わるスキルは、ツール名だけでなく、どの業務で使ったかまで1行で書くと、これまでの経験と結びついた強みとして伝わります。AIの活用経験を職務内容や自己PRにどう書き分けるかは、職務経歴書のAIスキルの書き方で詳しく紹介しています。

資格・免許

資格・免許は、応募先の仕事に関係するものを正式名称と取得年月で書く項目です。ハローワークのパンフレットでも、資格名・企業名・学校名などの固有名詞は、略さず正式名称で書くよう案内されています。

2016年3月　普通自動車第一種運転免許 取得
2021年11月　日商簿記検定試験2級 合格
現在、生成AIパスポート試験の取得に向けて勉強中（2027年2月受験予定）

勉強中の資格も、その旨を明記すれば書けます。ただし、応募先の仕事と関係の薄い資格を並べると要点がぼやけるため、関係するものに絞りましょう。

自己PR

自己PRは、強みとその根拠になる経験、入社後の活かし方を200〜300字でまとめる項目です。職務経歴の項目は体言止めで簡潔に書き、自己PRは「〜しました」の丁寧な文体にすると、メリハリがつきます。

私の強みは、顧客の課題を数字で整理し、提案の形にする力です。営業担当のころから、顧客ごとの購買データを表にまとめ、次に必要になる部品の時期を予測して提案してきました。チームリーダーになってからは、成果の出た提案の流れを資料のひな形にまとめ、チーム全員が使える形にしました。貴社の営業企画職では、現場の営業経験とデータの整理を組み合わせ、営業担当者が使いやすい提案資料や施策づくりに貢献します。

自己PRの強みは、職務経歴に書いた事実と結びつけることが重要です。職務経歴に根拠のない強みを書くと、面接で具体例を聞かれたときに説明しにくくなります。

職務経歴書のフォーマットを見やすくするコツ5つ

職務経歴書のフォーマットは、内容が同じでも、レイアウトと表記の整え方で読みやすさが大きく変わります。ハローワークのパンフレットでも、様式が自由な職務経歴書は見やすさもアピールの要素になり、見やすい書類は「他人に分かりやすく説明する力」の評価につながると説明されています。

ここでは、見やすい職務経歴書にするためのコツを5つ紹介します。

文字サイズと余白をそろえる

職務経歴書の本文は、10.5〜12ポイントの文字サイズで、フォントを1種類にそろえます。ハローワークのパンフレットでも、本文は10.5〜12ポイント程度とし、行間や文字間を詰めすぎず、余白を十分にとるよう案内されています。

たとえば、2枚に収めるために文字を9ポイントに下げたり、余白を削ったりすると、印刷したときに読みにくくなります。特に左側の余白は、採用担当者が書類をファイルに綴じる際に必要です。

見出しと表で区切る

職務経歴書は、項目ごとに見出しを付け、期間や担当業務は表にすると読みやすくなります。採用担当者は、必要な情報を見出しで探しながら読むためです。

たとえば、「■職務要約」「【職務経歴】」のように記号や太字で見出しを目立たせ、職務経歴は期間と業務内容の2列の表にします。ただし、記号の種類を増やしすぎると、かえって雑然として見えるため、2〜3種類に絞りましょう。

職務内容は体言止めの箇条書きにする

職務内容は、「〜を担当」「〜に従事」のような体言止めの箇条書きで書きます。1文が短くなり、何を担当していたかが一目で分かるからです。

たとえば、「私は既存のお客様を40社ほど担当しておりまして、売上の管理も行っておりました」より、「既存顧客40社の担当、売上管理」のほうが短い時間で読めます。ただし、自己PRや志望動機は、気持ちや考えが伝わるように丁寧な文体で書きましょう。

表記をそろえる

職務経歴書の表記は、年号・数字・会社名・記号の書き方を1つにそろえます。表記がばらばらだと、内容が正しくても、確認の甘い書類に見えるためです。

そろえたい表記は、以下のとおりです。

• 年号：和暦か西暦のどちらかに統一（外資系企業やIT企業は西暦が一般的）
• 会社名：「（株）」と略さず「株式会社〇〇」と正式名称で書く
• 数字：半角か全角のどちらかに統一
• 箇条書きの記号：「・」なら「・」でそろえる

専門用語や社内でしか通じない言葉は、（）で短い説明を添えると、業界外の採用担当者にも伝わります。

1〜2枚に収めて応募先に合わせて強弱をつける

職務経歴書は、応募先に関係する経験を厚く、関係の薄い経験を短く書いて、1〜2枚に収めます。すべての経験を同じ分量で書くと、評価されたい経験が埋もれるからです。

たとえば、営業企画職に応募するなら、データ分析や資料づくりに関わった業務を詳しく書き、配送の手配など関係の薄い業務は1行にまとめます。ハローワークのパンフレットでも、同じ内容の職務経歴書を複数の応募先に使い回すのは適当でないとされているため、応募先ごとに強弱を見直しましょう。

職務経歴書のフォーマットの入手先と作り方

職務経歴書のフォーマットは、ハローワークや労働局の公式ページで無料のひな形を入手するか、WordやGoogleドキュメントで一から作るかのどちらかで用意できます。どちらの方法でも、最後は応募先に合わせて項目と分量を調整する必要があります。

ここでは、公的な無料のひな形の入手先と、自分で作るときの手順、提出前の仕上げを紹介します。

ハローワーク・労働局の無料のひな形を使う

職務経歴書の無料のひな形は、ハローワークや都道府県労働局の公式ページで入手できます。公的なひな形は項目が基本に沿っており、広告のないファイルをそのまま編集できるためです。

2026年10月時点で確認できる、公的な資料とひな形は以下のとおりです。

※2026年10月時点・各公式ページより。ハローワークの「職務経歴書の作り方」パンフレットは記載例の参考用で、転載は禁止されています。

公的なひな形を使う場合も、項目名や順番はそのままにせず、応募先で評価されたい経験が前に来るように並べ替えましょう。ハローワークでは、応募書類の書き方のセミナーを開いているほか、職業相談の窓口で書類の添削アドバイスも受けられます。

WordやGoogleドキュメントで一から作る

職務経歴書は、WordやGoogleドキュメントで一から作っても問題ありません。様式が自由な書類のため、自分の経歴に合わせて項目や表の形を決められます。

一から作るときの手順は、以下のとおりです。

1. 用紙をA4縦、余白を上下左右20mm前後に設定する
2. 標題・日付・氏名を冒頭に入れる
3. 職務要約・職務経歴・活かせる経験・資格・自己PRの見出しを先に並べる
4. 職務経歴は2列の表（期間・業務内容）を作り、会社ごとに行を分ける
5. 本文を書き、最後に職務要約をまとめて、1〜2枚に収まるか確認する

Googleドキュメントで作ると、パソコンとスマートフォンの両方から同じファイルを編集できます。ただし、パソコンで作った表がスマートフォンで崩れることがあるため、提出前はパソコンかPDFで表示を確認しましょう。

手書きとパソコン、提出前のPDF化

職務経歴書は、パソコンで横書きに作るのが一般的です。ハローワークのパンフレットでも、パソコンでの作成が一般的とされ、手書きの場合は黒のボールペンか万年筆で書くよう案内されています（鉛筆・シャープペンシルは不可）。

提出前の仕上げで確認したいことは、以下のとおりです。

• 誤字脱字がなく、日付が提出日になっているか
• 職歴の年月・会社名が履歴書と一致しているか
• メールや応募フォームで送る場合はPDFに変換したか
• ファイル名に書類名と氏名を入れたか（例：職務経歴書_山田太郎.pdf）
• パスワードの有無など、応募先の指示に従っているか

面接では職務経歴書の内容をもとに質問されることが多いため、提出した版を保存し、面接前に読み返せるようにしておきましょう。

職務経歴書のフォーマットでよくあるNG例と直し方

職務経歴書のフォーマットでよくある失敗は、形式の選び方・分量・表記の3つに集中しています。内容に強みがあっても、フォーマットの問題で読みにくいと、書類選考で十分に伝わりません。

ここでは、よくあるNG例と、その理由・直し方を表にまとめます。

上記のNG例を直してもなかなか書類選考が通らない場合は、フォーマット以外に、応募先選びや実績の書き方に原因があることもあります。アルバイト・パート・派遣の経験をどう書くか迷う方は、アルバイト・パート・派遣の職務経歴書の書き方も参考にしてください。

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フォーマットは整っても、自分のどの経験を強みとして書けばよいかが決まらず、職務経歴書が一人で進まない方もいます。経験の棚卸しから第三者と一緒に整理したい方は、キャリアコーチングの選び方と比較も参考にしてください。

まとめ：職務経歴書のフォーマットは基本の型と形式選びで決まる

• 職務経歴書のフォーマットは自由だが、A4で1〜2枚に標題・日付・氏名・職務経歴を必須の項目として入れ、職務要約・スキル・資格・自己PRを足す型が基本
• 並べ方は編年体式・逆編年体式・キャリア式の3種類で、評価されたい経験が先頭近くに来る形式を選ぶ
• 本文10.5〜12ポイント・見出しと表で区切る・体言止め・表記の統一で見やすくなる
• 無料のひな形はハローワークや労働局の公式ページで入手でき、応募先ごとに項目と強弱を見直して使う

まずは早見表の6項目を見出しとして並べ、応募先の求人票に合わせて形式を1つ選ぶところから始めましょう。