ChatGPTの使い方｜仕事での活用例と職種別プロンプト【2026年最新】

ChatGPTの仕事での使い方は、メールの下書き・議事録の要約・資料の骨子づくり・翻訳・Excel関数の作成など、職種を問わず幅広く存在します。どの業務にも共通するのは、ChatGPTが下書きを作り、人が確認して仕上げるという分担です。

ChatGPTの使い方を業務ごとに把握しておくと、毎日の仕事のどこで時間を短縮できるかを迷わず判断できます。あわせて学習に使われる設定や情報漏えいの注意を知っておけば、会社のルールに沿って安心して使えます。

本記事では、業務別の使い方の早見表・料金プランと学習設定・始め方の4STEP・職種別のプロンプト例・注意点5つをまとめています。さらに、ChatGPTを使った業務改善を仕事の成果やキャリアにつなげる方法も紹介します。

ChatGPTの使い方：仕事で使える場面の早見表

ChatGPTの使い方は、文章を「ゼロから書く」業務より、「下書きを作って人が直す」業務で効果が出やすいのが特徴です。ChatGPTは文章の構成や言い回しを素早く出せる一方、社内の事情や最新の事実は人が補う必要があるためです。

ここでは、仕事で使える代表的な場面を、ChatGPTに任せる部分と人が確認する部分に分けて1枚の表にまとめます。

上記のとおり、どの業務でも最後の確認は人が担います。以下では、ChatGPTの基本と料金・設定を押さえたうえで、業務別・職種別の使い方を具体的に解説します。

ChatGPTとは？仕事でできること・苦手なこと

ChatGPTを仕事で使いこなすには、できることと苦手なことの境目を知っておくことが重要です。苦手な使い方をすると、誤った情報をそのまま資料に載せてしまうなどの失敗につながります。

ここでは、ChatGPTの定義と、仕事でできること・苦手なことを3つの見出しで整理します。

ChatGPTとは

ChatGPTとは、OpenAIが提供する、文章で指示すると文章・表・コードなどを生成して返す対話型の生成AIサービスです。ブラウザ・スマートフォンのアプリ・パソコンのアプリから使え、会話を続けながら回答を直していけるのが特徴です。

たとえば、「この文章を300字に要約して」と頼んだあとに「箇条書きにして」と続けると、前の回答をもとに形を変えてくれます。ただし、ChatGPTは文章のパターンから回答を組み立てる仕組みのため、回答が事実として正しいとは限りません。

ChatGPTが仕事でできること

ChatGPTが仕事でできることは、文章の生成だけでなく、要約・翻訳・ファイルの読み取り・コードの作成まで広がっています。テキストで指示できる作業の多くを、下書きの段階まで短時間で進められるからです。

ChatGPTが仕事でできる主なことは、以下のとおりです。

• 文章の作成・要約・言い換え・校正
• 日本語と外国語の翻訳
• アップロードした資料・表の読み取りと要点の整理
• Excel関数・プログラムのコードの作成と説明
• 企画・質問・キャッチコピーなどのアイデア出し

使える機能や回数はプランによって異なるため、業務で使う機能が自分のプランで使えるかを確認しておきましょう。

ChatGPTが苦手なこと

ChatGPTは、事実の正確さが求められる回答と、社内だけで共有されている情報を前提にした回答が苦手です。ChatGPTは学習したデータや入力された情報の範囲で回答するため、知らない情報も、もっともらしい文章で補ってしまうことがあるからです。

たとえば、法律の条文番号・統計の数字・取引先の担当者名などは、実在しない内容が混ざるおそれがあります。ChatGPTが事実と異なる内容を生成する現象は「ハルシネーション」と呼ばれます。

ただし、苦手な分野でも、人が正しい情報を貼り付けて「この資料だけをもとに答えて」と指示すれば、誤りを減らせます。数字・固有名詞・法令は、出典や元の資料で確かめる前提で使いましょう。

ChatGPTの料金プランと学習設定【2026年10月時点】

ChatGPTの料金プランは、個人向けの無料プランから法人向けまで分かれており、プランによって使える機能と入力データの扱いが変わります。特に業務で使う場合は、料金より先に、入力した内容がモデルの学習に使われるかを確認する必要があります。

ここでは、プランの種類と、入力内容が学習に使われる設定を2つに分けて解説します。

ChatGPTのプランの種類

ChatGPTのプランは、2026年10月時点で、個人向けのFree・Go・Plus・Proと、法人向けのBusiness・Enterpriseに分かれています。個人で試す段階と、会社で導入する段階では、必要な管理機能が異なるためです。

プランの種類と向いている方を、OpenAI公式の料金ページをもとに整理します。

※2026年10月時点・OpenAI公式サイトの日本向け料金ページより。Goプランには広告が表示される場合があります。どのプランも、会話をモデルの学習に使う設定は無効にできます。料金・回数の上限・使えるモデルは頻繁に変わるため、申し込む前にChatGPTの料金ページで最新の金額を確認してください。

ただし、会社の業務で使う場合は、個人で契約したプランを勝手に使わず、会社が認めたプランやツールを使うのが前提です。

ChatGPTの入力内容が学習に使われる設定

ChatGPTの個人向けプランでは、設定の「データコントロール」にある「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにすると、新しい会話がモデルの学習に使われなくなります。OpenAIのヘルプセンターで、オフにした後の新しい会話は学習に使わないと説明されているためです。

学習の扱いは、プランや機能によって以下のとおり異なります。

※2026年10月時点・OpenAIヘルプセンター「Data controls in ChatGPT」「How your data is used to improve model performance」より

なお、回答に「良い・悪い」の評価を送ると、評価した会話全体が学習に使われる場合があります。学習の設定をオフにしても、個人情報や機密情報を入力してよいことにはならない点に注意しましょう。

ChatGPTの使い方の基本【始め方4STEP】

ChatGPTの使い方の基本は、アカウントを作って設定を確認し、指示を出して、回答を対話で直していく流れです。最初の指示で完璧な回答を求めるより、2〜3回のやり取りで仕上げるほうが、目的に合った回答に近づきやすくなります。

ここでは、仕事で使い始めるまでの手順と、指示（プロンプト）の基本の型を紹介します。

1. 【STEP1】アカウントを作る：公式サイトかアプリから登録する。会社で使う場合は、会社が指定したアカウントを使う
2. 【STEP2】データの設定を確認する：学習に使う設定と、会話履歴・メモリの設定を確認する
3. 【STEP3】指示を出す：役割・目的・条件・出力形式の4つを入れて依頼する
4. 【STEP4】対話で直す：「もっと短く」「表にして」「理由も書いて」と追加で指示し、最後に人が事実を確認する

STEP3で使う指示の4要素は、以下の表のとおりです。

4要素をそろえるだけで、回答のずれが減り、直す回数も少なくなります。プロンプトの型をさらに詳しく知りたい方は、プロンプトの書き方も参考にしてください。

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ChatGPTの仕事での使い方【共通業務7選】

ChatGPTの仕事での使い方は、職種に関係なく発生する「書く・まとめる・調べる」業務から始めると効果を実感しやすくなります。毎日発生する業務ほど、短縮できた時間が積み上がるからです。

ここでは、多くの職種に共通する業務を7つ取り上げ、使い方と注意点を紹介します。

メールの下書きを作る

ChatGPTは、依頼・お詫び・日程調整など、型が決まっているメールの下書きに向いています。用件と相手を伝えるだけで、敬語の言い回しや構成を整えた文章が出てくるからです。

たとえば、次のように指示します。

取引先の担当者に、納品日を3日延期してほしいとお願いするメールを書いてください。理由は部品の入荷遅れです。お詫びと、新しい納品日の候補を2つ入れ、件名と本文に分けて250字以内でまとめてください。

ただし、相手の名前・日付・金額は、送信前に元の情報と照らし合わせて確認しましょう。

会議の議事録を要約する

ChatGPTは、会議のメモや文字起こしから、決定事項・ToDo・次回までの課題を整理する作業が得意です。長い文章から要点を抜き出し、決まった形式に並べ替える作業は、ChatGPTの強みが活きる領域だからです。

たとえば、メモを貼り付けたうえで「決定事項・担当者と期限つきのToDo・保留事項の3つの見出しで整理して」と指示すると、そのまま共有できる形に近づきます。ただし、社外秘の会議の内容は、会社が認めた環境でだけ扱い、発言者や数字の取り違えがないかを確認してください。

資料・企画書の骨子を作る

ChatGPTは、資料や企画書の構成案を短時間で複数出すのに向いています。白紙から考えるより、たたき台を見て直すほうが、構成を決める時間を短くできるからです。

社内向けに、経費精算の手続きをペーパーレス化する企画書の構成を作ってください。読み手は経営会議のメンバーです。現状の課題・導入する仕組み・費用と効果・スケジュールの順で、各見出しに書くべき内容を2〜3行で示してください。

ただし、費用や効果の数字はChatGPTに作らせず、自社のデータや見積もりをもとに人が入れましょう。

英文メール・資料を翻訳する

ChatGPTは、翻訳に加えて、相手との関係に合わせた丁寧さの調整までできる点が便利です。「初めて連絡する相手向けに丁寧に」「社内の同僚向けにくだけた表現で」と条件を足せるからです。

たとえば、日本語で書いた文章を貼り付け、「海外の取引先に送るビジネスメールとして英訳し、日本語の意味と違う部分があれば指摘して」と頼むと、訳文と確認点を同時に受け取れます。ただし、契約書や仕様書など誤訳の影響が大きい文書は、専門家や社内の担当者の確認を通してください。

Excel関数を作る

ChatGPTは、やりたい集計を文章で伝えるだけで、Excelの関数や数式を作って説明してくれます。関数名を知らなくても、「何をしたいか」から逆算して数式を組み立ててくれるからです。

Excelで、A列に日付、B列に担当者名、C列に売上金額が入っています。担当者ごとに、今月の売上合計を出す数式を教えてください。数式の意味も1行ずつ説明してください。

ただし、出てきた数式は、小さなデータで計算結果が正しいかを試してから本番のファイルに使いましょう。

アイデア出し・壁打ちをする

ChatGPTは、企画のアイデアや考えの抜け漏れを洗い出す「壁打ち相手」として使えます。人に相談する前に、自分の案の弱点や別の切り口を短時間で集められるからです。

たとえば、「この企画案に対して、上司が質問しそうな点を5つ挙げて」と頼むと、説明の準備に使えます。ただし、ChatGPTの案は一般的な内容に寄りやすいため、自社の顧客や現場の事情に合うかは人が判断してください。壁打ちのプロンプト例は、AIで壁打ちする方法でまとめています。

文章を校正する

ChatGPTは、誤字脱字の指摘に加えて、分かりにくい文や長すぎる文を言い換える校正に使えます。修正の理由も一緒に説明させれば、自分の文章の癖にも気づけるからです。

たとえば、「次の文章の誤字脱字と、意味が伝わりにくい文を指摘し、修正案と理由を表で示して」と指示すると、直す前後を比べやすくなります。ただし、言い換えで意味が変わることがあるため、最終版は元の文と読み比べましょう。

ChatGPTの使い方【職種別のプロンプト例6つ】

ChatGPTの使い方は、職種ごとに「よく発生する業務」を1つ決めて、その業務専用のプロンプトを用意すると定着しやすくなります。同じ指示を毎回考え直さずに済み、チームでも共有できるからです。

ここでは、6つの職種について、すぐに使えるプロンプト例を紹介します。〔　〕の部分は、自分の業務に合わせて書き換えてください。

職種ごとに使い方の例を一覧にすると、以下のとおりです。

営業

営業職では、商談前の準備と商談後のフォローにChatGPTを使うと効果が出やすくなります。提案先の業界の課題整理やヒアリング項目づくりは、型があるため下書きを作りやすいからです。

あなたは法人営業の担当者です。〔製造業の中小企業〕に〔勤怠管理システム〕を提案します。初回の商談で確認すべきヒアリング項目を10個、優先度の高い順に挙げ、それぞれ聞く理由を1行で添えてください。

ただし、顧客名や商談の詳細は、会社が認めた環境以外では入力しないようにしましょう。

事務・総務

事務・総務職では、社内通知や手順書のように、決まった情報を分かりやすく伝える文書づくりにChatGPTが向いています。伝える内容は決まっていて、構成と言い回しを整える作業が中心だからです。

社員向けに、〔年末調整の書類提出〕のお知らせ文を作ってください。提出期限は〔11月20日〕、提出方法は〔社内システム〕です。初めての方にも分かるように、手順を番号付きで示し、300字以内にまとめてください。

ただし、制度の内容や期限は、ChatGPTの回答ではなく社内規程や公式の案内で確認してください。

人事・採用

人事・採用職では、求人票の文面や面接の質問項目の候補出しにChatGPTを使えます。求める人物像を伝えると、評価の観点ごとに質問を整理してくれるからです。

〔カスタマーサクセス〕職の中途採用の一次面接で使う質問を作ってください。評価したい点は〔顧客の課題を聞き出す力〕と〔チームでの協働〕です。観点ごとに3問ずつ、深掘りの質問も1つずつ付けてください。

ただし、応募者の個人情報は入力しないでください。採用選考では、本人の適性・能力と関係のない事項（本籍・家族・思想など）を質問しないことが厚生労働省の「公正な採用選考の基本」で求められているため、出てきた質問がそうした事項に触れていないかも確認しましょう。

マーケティング・広報

マーケティング・広報職では、SNS投稿やキャッチコピーの案を数多く出す場面でChatGPTが役立ちます。複数の案を短時間で比べられるため、方向性を決める会議の材料をそろえやすいからです。

〔30代の会社員〕向けに、〔オンライン英会話〕の新プランを紹介するSNS投稿文を5案作ってください。それぞれ100字以内で、訴求のポイント（価格・時間・効果など）を変え、案ごとに狙いを1行で説明してください。

ただし、効果や実績をうたう表現は、根拠のない内容になっていないか、広告の表示ルールに沿っているかを確認しましょう。

エンジニア

エンジニア職では、コードの作成・レビュー・エラーの原因調査にChatGPTを使えます。エラーメッセージとコードを示すと、原因の候補と修正案を順に挙げてくれるからです。

次の〔Python〕のコードで〔KeyError〕が出ます。考えられる原因を可能性の高い順に3つ挙げ、修正したコードと、再発を防ぐためのテストケースを示してください。〔コード〕

ただし、業務のソースコードや認証情報（APIキー・パスワード）は、会社が認めたツール以外に貼り付けないでください。生成されたコードはテストを通してから使いましょう。

カスタマーサポート

カスタマーサポート職では、問い合わせへの回答文の下書きと、よくある質問（FAQ）の整理にChatGPTが向いています。過去の回答例を示すと、トーンをそろえた文章を作れるからです。

次の問い合わせに対する回答文を作ってください。お客様は〔解約方法が分からず困っている〕状況です。お詫び・手順・問い合わせ先の順で、丁寧語で200字以内にまとめてください。〔問い合わせ内容（個人情報は削除済み）〕

ただし、お客様の氏名・連絡先・注文番号は削除してから入力し、送信前に手順が最新の内容かを確認しましょう。

ChatGPTを仕事で使うときの注意点5つ

ChatGPTを仕事で使うときは、情報漏えい・誤情報・著作権の3つのリスクと、学習設定・社内規程の2つの確認が欠かせません。ChatGPTの回答をそのまま使った結果の責任は、使った本人と会社が負うからです。

ここでは、注意点を5つに分け、起きることと対策を表で整理します。

情報漏えいについては、総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」（2026年3月31日公表）が、AIを業務で使う側（AI利用者）にも、個人情報や機密情報をAIに不適切に入力しないよう注意を払うことを求めています。入力してよい情報の線引きは、ツールの設定ではなく会社のルールで決まると考えておきましょう。

著作権については、文化庁の「AIと著作権に関する考え方について」（2024年3月15日）が、AIで生成した文章や画像を使う場面でも、人がAIを使わずに作った場合と同じく、既存の著作物との類似性と依拠性で侵害かどうかを判断すると整理しています。社外に公開する文章や画像は、既存の作品と似すぎていないかを確認してから使ってください。

ChatGPTの使い方を仕事の成果とキャリアにつなげる方法

ChatGPTの使い方は、業務を速くするだけでなく、業務改善の成果として記録すると、社内の評価や転職の場面で伝えられる経験になります。採用や評価の場では、ツールを触った経験より「AIで業務をどう変えたか」が見られやすいからです。

ここでは、ChatGPTを使った経験を、これまでの仕事の経験と掛け合わせて成果にする手順を紹介します。

1. 業務を1つ選ぶ：週に何度も発生する業務（メール・報告書・集計など）を選ぶ
2. 使う前の時間を測る：1件あたりの作業時間や修正回数を記録する
3. プロンプトを型にする：うまくいった指示をテンプレートにし、チームに共有する
4. 使った後の変化を記録する：短縮できた時間・ミスの減少・共有した人数を残す

たとえば、営業経験のある方なら、提案書の構成づくりをChatGPTで型にし、作成時間がどれだけ短くなったかを記録しておくと、職務経歴書や面接で具体的に話せます。業務全体での使い方を広げたい方はAIで業務効率化する方法を、職務経歴書への書き方は職務経歴書のAIスキルの書き方を参考にしてください。

ChatGPTを使いこなした経験をもとに、AIを活用する仕事への転職を考える方は、未経験からAI転職する方法で、経験の棚卸しから応募までの進め方を確認しておきましょう。

まとめ：ChatGPTの使い方は「下書きはAI、確認は人」が基本

• ChatGPTの仕事での使い方は、メール・議事録・資料の骨子・翻訳・Excel関数・アイデア出し・校正など、下書きを作って人が仕上げる業務が中心
• 指示は役割・目的・条件・出力形式の4要素で書き、職種ごとのプロンプトをテンプレートにすると定着しやすい
• 個人向けプランは「すべての人のためにモデルを改善する」の設定で学習への利用を止められ、Business・Enterprise・Edu・APIは初期設定で学習に使われない（2026年10月時点）
• 個人情報・機密情報を入力しない、出力の事実を確かめる、著作権と社内規程を確認する、の3つが業務で使う前提

まずは毎週発生する業務を1つ選び、本記事のプロンプト例を書き換えて試してみましょう。