AIで業務効率化する方法｜職種別の活用事例と企業・自治体の導入例

AIによる業務効率化は、メールや議事録の下書きから、問い合わせ対応・社内文書の検索まで、職種を問わず幅広い仕事で進んでいます。総務省の調査でも、生成AIを業務で使う日本企業は2025年度に8割を超えました。

AIで効率化しやすい作業と進め方を知っておくと、自分の業務のどこからAIを試せばよいかを迷わず決められます。企業の導入事例を知ると、自社でAIを使うときの注意点も見えてきます。

本記事では、AIで業務効率化できる仕事の早見表・職種別の活用例・企業と自治体の導入事例をまとめています。さらに、個人で始める5つの手順と、AIで業務効率化した経験をキャリアに活かす方法も紹介します。

AIで業務効率化できる仕事の早見表

AIによる業務効率化とは、文章の作成・要約・情報整理などの作業の一部をAIに任せ、人が判断や確認に使う時間を増やすことです。特に生成AIは、文章を扱う繰り返しの作業と相性がよく、専門知識がなくても使い始められます。

AIで効率化しやすい作業を、AIの使い方と人が確認することで整理します。

※◎＝個人ですぐ試しやすい、○＝工夫すると効率化しやすい、△＝組織での導入・設定が必要

個人で始めるなら、メール・要約・翻訳のように「◎」の作業から試すと、効果を実感しやすくなります。問い合わせ対応のように社外へ出る作業は、組織としてルールと仕組みを整えてから進めましょう。

AIで業務効率化が進む背景【情報通信白書のデータ】

AIによる業務効率化は、ここ1〜2年で一部の先進企業の取り組みから、多くの企業の日常業務へと広がりました。どの業務でAIの効果が出やすいかを知るには、公的な調査のデータを確認するのが確実です。

ここでは、総務省「情報通信白書」令和8年版のデータをもとに、企業と個人の生成AI利用の現状を3つの視点で紹介します。

※総務省「令和8年版 情報通信白書」（2025年度企業向け調査・個人向け調査）より。企業の業務利用率は、活用方針の設問で「わからない」と回答した企業を除いた割合。個人の数値は15歳以上が対象で、20歳以上に限ると52.2%

企業の生成AI利用は8割を超えた

日本企業の生成AI利用は、2025年度に大きく広がりました。総務省の2025年度企業向け調査では、自社の何らかの業務で生成AIを利用していると回答した企業が86.4%にのぼったためです。

たとえば、生成AIの活用方針を定めている企業の割合も、前年度の49.7%から68.9%に上がりました。企業規模別では大企業が74.0%、中小企業が58.1%で、特に中小企業で大きく伸びています。

ただし、米国・ドイツ・中国と比べると、日本の活用方針の策定率は引き続き低い結果でした。

効果を実感しやすいのは議事録・メールの作成補助

AIの効果を最も実感しやすい業務は、議事録やメールの作成補助です。情報通信白書によると、日本企業の業務類型別の活用率は「議事録・メール作成補助」が約7割で最も高く、導入効果を実感する割合も約7割と、ほかの類型より顕著に高い結果でした。

次に活用率が高いのは「営業・販売」の約6割、「社内ヘルプデスク」の約5割です。文章を扱う定型的な作業ほど、AIの効果が出やすいことが分かります。

一方、米国や中国では「研究・商品開発」で効果を実感する割合が高く、日本との差が見られました。

日本企業の課題はルールとデータの整備

日本企業がAIの活用で直面しやすい課題は、利用ルールと社内データの整備です。情報通信白書では、日本企業が懸念するリスクとして「社内情報の漏洩などのセキュリティリスク」が最も多く、次いで「出力結果の精度」「著作権等の権利侵害」が挙がりました。

リスク対策では「全社的な指針やガイドラインを整備している」が41.1%で最も高い一方、社内データをAIが参照できる環境づくりは、米国・ドイツ・中国のほうが日本より大幅に進んでいます。

個人がAIで業務効率化する際も、社内ルールの確認と、AIに渡す情報の選び方が出発点になります。

AIで業務効率化できること6つ

AIで業務効率化できることは、生成AIの得意分野である「文章を作る・まとめる・整える」作業を中心に広がっています。AIに向いている作業と向いていない作業を分けておくと、効果の出ない使い方を避けられます。

ここでは、職種を問わず使える生成AIの活用方法を6つ紹介します。

• 文書・メールの下書き
• 要約・議事録の作成
• 調べもの・情報整理
• データの集計・分析の補助
• 企画・アイデア出し
• 翻訳・校正

6つの作業はいずれも、AIの出力を人が確認する前提で使います。

文書・メールの下書き

文書やメールの下書きは、AIで最も手軽に効率化できる作業です。伝えたい要点と相手を指定すれば、構成と文面をまとめて作れるからです。

たとえば、「取引先へ納期の延長をお願いするメール。理由は部品の入荷遅れ、新しい納期は来週金曜」と伝えるだけで、敬語を整えた下書きができます。ただし、日付・金額・固有名詞は人が確認する必要があります。

要約・議事録の作成

長い資料や会議の内容の要約も、AIで時間を大きく減らせる作業です。読む・聞くのに時間がかかる情報から、決定事項や論点だけを抜き出せるためです。

たとえば、会議の文字起こしを渡して「決定事項・担当者・期限を表にして」と頼むと、議事録のたたき台ができます。ただし、発言の意図が変わっていないか、重要な決定が抜けていないかは出席者が確認しましょう。

調べもの・情報整理

調べものでは、AIを論点の洗い出しと情報の整理に使うと効率化できます。何を調べればよいかが分からない段階で、調べる範囲を短時間で決められるからです。

たとえば、新しい取引先の業界を調べる前に「この業界の基本用語と、最近の課題を整理して」と頼み、出てきた論点を公式情報で確かめる使い方ができます。AIは事実と異なる内容を出力することがあるため、数字や固有名詞は一次情報で裏づけを取ってください。

データの集計・分析の補助

データの集計・分析では、AIを手順づくりや関数の作成に使うと効率化できます。表計算ソフトの関数やグラフの作り方を調べる時間を減らせるためです。

たとえば、「売上表から担当者別・月別の合計を出す関数を教えて」と頼めば、関数と使い方の説明が返ってきます。ただし、AIが出した集計結果は、元データと突き合わせて確認する必要があります。

企画・アイデア出し

企画やアイデア出しでは、AIを「切り口を広げる相手」として使えます。1人で考えると似た案に偏りやすい場面でも、短時間で多くの案を並べられるからです。

たとえば、社内イベントの企画で「参加率を上げる施策を、費用の低い順に10個」と頼み、出てきた案から自社に合うものを選ぶ使い方ができます。最終的に選ぶ判断と、自社の事情に合わせた調整は人が担います。

翻訳・校正

翻訳と校正も、AIで効率化しやすい作業です。文章の意味を保ったまま言語や表現を整える作業は、生成AIが得意とする分野だからです。

たとえば、英語のメールを日本語に訳して要点をつかんだり、社外向け資料の誤字や分かりにくい表現を指摘させたりできます。契約書のように誤訳の影響が大きい文書は、専門家や担当部署の確認を通しましょう。

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AIで業務効率化する職種別の活用例

AIで業務効率化できる作業は、職種によって中身が変わります。同じ生成AIでも、営業なら提案準備、経理なら確認作業というように、時間のかかっている作業に当てることで効果が出やすくなります。

ここでは、6つの職種ごとに、生成AIを使える場面とプロンプト（AIへの指示文）の例を紹介します。紹介するのは一般的な使い方の例で、実際に使う際は会社のルールに従ってください。

以下では、職種ごとの使い方を具体的に解説します。

営業

営業職は、商談の準備と記録の作業をAIで効率化できます。提案の質を左右する顧客との対話に、より多くの時間を使えるようになるからです。

たとえば、公開されている企業情報をもとに商談前の論点を整理したり、商談メモから次回までのToDoを抜き出したりする使い方ができます。

あなたは法人営業の担当者です。以下の商談メモから「顧客の課題」「提案に使える情報」「次回までにやること」を箇条書きで整理してください。（商談メモを貼る）

ただし、顧客名や取引条件など社外秘の情報は、会社が認めたツール以外に入力しないよう注意が必要です。

事務・総務

事務・総務職は、社内文書の作成と問い合わせ対応をAIで効率化できます。定型的な文書や、同じ質問への回答が多い業務だからです。

たとえば、規程の改定を知らせる社内通知文の下書きや、よくある質問をまとめたマニュアルのたたき台を作る使い方ができます。

以下の変更点をもとに、全社員向けの社内通知文を作成してください。読み手は事務手続きに詳しくない社員です。400字以内で、変更点と対応期限を最初に書いてください。（変更点を貼る）

規程の解釈が必要な問い合わせは、AIの回答案をそのまま返さず、担当者が確認してから回答しましょう。

経理

経理職は、表計算の作業と確認手順の整理をAIで効率化できます。関数やマクロを一から調べる時間や、手順書を作る時間を減らせるからです。

たとえば、「請求書一覧と入金一覧を突き合わせ、未入金の取引だけを抜き出す関数」を作らせたり、月次決算のチェックリストのたたき台を作らせたりできます。

表計算ソフトで、A列の取引先名とB列の請求額を、別シートの入金一覧と照合し、未入金の行に印を付ける方法を手順つきで教えてください。

ただし、計算結果は元データと照合し、税務の判断は税理士や社内の担当部署に確認する必要があります。

人事

人事職は、採用と研修の資料づくりをAIで効率化できます。求人票・面接の質問・研修資料など、文書を作る作業が多い職種だからです。

たとえば、募集職種の業務内容から求人票の下書きを作ったり、評価したい能力に合わせた面接の質問案を出したりする使い方ができます。

以下の業務内容をもとに、中途採用の求人票の「仕事内容」「必要な経験」「歓迎する経験」の下書きを作成してください。年齢・性別を条件にする表現は使わないでください。（業務内容を貼る）

応募者の個人情報はAIに入力しないことが前提です。求人票は、募集・採用での年齢制限や性別による差別が法律で原則禁止されていることも踏まえて確認しましょう。

マーケティング

マーケティング職は、案出しとデータの整理をAIで効率化できます。広告文や記事の切り口を大量に出す作業や、自由回答の分類に時間がかかりやすい職種だからです。

たとえば、アンケートの自由回答を「価格」「使いやすさ」「サポート」などのテーマに分類させ、件数の多い不満から改善策を考える使い方ができます。

以下のアンケートの自由回答を、内容ごとに5つ程度のテーマに分類し、テーマ名・件数・代表的な回答を表にしてください。（回答を貼る）

ただし、AIが作った広告文や画像は、他者の著作物や商標に似ていないかを確認してから使う必要があります。

カスタマーサポート

カスタマーサポートは、回答文の作成と問い合わせの分類をAIで効率化できます。同じ種類の問い合わせが繰り返し届き、回答の品質をそろえる必要がある業務だからです。

たとえば、過去の回答例をもとに回答テンプレートを作ったり、届いた問い合わせを内容ごとに分類して担当を振り分けたりする使い方ができます。

以下の問い合わせに対する回答案を、丁寧な文体で作成してください。回答は社内FAQの内容だけを使い、FAQにない内容は「担当者に確認します」と書いてください。（問い合わせとFAQを貼る）

顧客の個人情報を扱う業務のため、AIの利用範囲は組織のルールで決め、回答は担当者が確認してから送りましょう。

ChatGPTを使った職種別のより詳しい使い方は、ChatGPTの仕事での使い方で紹介しています。指示の組み立て方はプロンプトの書き方の基本の型も参考にしてください。

AIで業務効率化した企業・自治体の導入事例

AIで業務効率化を進める企業や自治体は、社員全員が使えるAIアシスタントの導入から、問い合わせ対応・経営判断の支援まで、取り組みの幅を広げています。導入事例からは、効果の出やすい業務と、導入で整えるべき仕組みの両方が分かります。

ここでは、企業の公式発表と、総務省の白書・資料で確認できた事例を紹介します。効果の数字は、各組織が公表しているものだけを載せています。

パナソニック コネクト：全社員向けAIアシスタント

パナソニック コネクトは、全社員向けのAIアシスタントで業務時間の削減を公表している企業です。2023年2月から、OpenAIの大規模言語モデルをベースにしたAIアシスタントを国内全社員約12,400人に展開しています。

2024年6月25日の発表によると、社員に削減できた時間を回答してもらった結果、1回あたり平均約20分の削減につながり、2023年6月〜2024年5月の1年間で全社員の労働時間を18.6万時間削減したとしています。検索の代わりのような使い方より、戦略策定の基礎データ作成などで削減時間が長い傾向も示されました。

18.6万時間は社員の回答をもとにした数字で、作業時間を個別に計測したものではない点に注意して読む必要があります。

中外製薬：社員向け生成AIアプリと業務プロセスの見直し

中外製薬は、全社員が日常的にAIを使う段階と、業務プロセスそのものにAIを組み込む段階を分けて取り組んでいる企業です。情報通信白書によると、約7,800名の社員向けに内製開発した生成AIアプリ「Chugai AI Assistant」には、平均約5,400人のユニークユーザーがいます。

さらに、人が一連の業務を行う前提で設計されていたビジネスプロセスを書き換え、AIを組み込む取り組みも進めています。AIに任せる工程と、人が判断・確認して責任を持つ工程を見極める「ヒューマン・イン・ザ・ループ」を重視している点が特徴です。

イオンリテール・明治安田生命：顧客との接点の業務

イオンリテールと明治安田生命は、顧客と接する現場の業務にAIを取り入れている企業です。情報通信白書では、顧客との接点における業務でのAI活用の事例として紹介されています。

イオンリテールは、免税対応・商品の配送・落とし物の管理などのマニュアルを学習させた端末「AIアシスタント」を開発し、一部の店舗で導入しています。明治安田生命は、AIを活用した「デジタル秘書」をほぼ全従業員に提供し、面談記録の作成やデータの蓄積を支援しています。

2社の事例は、マニュアルを探す時間や記録を書く時間を減らし、接客や顧客対応に使う時間を増やす使い方です。

キリンホールディングス：経営会議の準備にAI役員

キリンホールディングスは、経営の意思決定の準備にAIを使っている企業です。過去10年分の取締役会やグループ経営戦略会議の議事録、社内データ、外部の最新情報を読み込ませ、財務・マーケティングなど異なる役割を持たせたAI役員「CoreMate」を開発しました。

経営戦略会議に議案を出す起案者が、事前の壁打ちにCoreMateを使うことで、多様な経営の視点を取り込み、資料作成の精度を高められるとしています。

自治体：議事概要の作成から住民の問い合わせ対応まで

自治体でも、生成AIを使った業務効率化が進んでいます。総務省が2025年12月に改訂した「自治体におけるAI活用・導入ガイドブック」では、職員の内部業務と住民サービスの両方の事例が紹介されています。

• 当別町（北海道）：文字起こしツールと生成AIの要約を組み合わせて議事概要を作成
• 山陽小野田市（山口県）：条例・議会の議事録・例規集などを参照し、答弁案や事業概要の作成に活用
• 神戸市：税に関する電話にFAQをもとに自動応答するボイスボット（実証実験中）
• 千葉県：相談者の入力内容から福祉の相談窓口を案内するチャットボット

同じガイドブックでは、生成物を人が確認するルールの設定や、入力した機密情報をAIに学習させない仕組みの重要性も示されています。

AIで業務効率化を進める手順【5STEP】

AIで業務効率化を進めるには、ツールを選ぶ前に、どの作業を効率化するかを決めることが重要です。目的を決めずにAIを使い始めると、試して終わりになり、業務の時間はほとんど変わりません。

ここでは、個人やチームでAIによる業務効率化を始める手順を5つのSTEPで紹介します。

1. 業務を棚卸しする
2. 時間のかかる作業を1つ選ぶ
3. 社内ルールを確認してツールを選ぶ
4. 試して時間を測る
5. 型にしてチームで共有する

AIで業務効率化するときの注意点

AIで業務効率化を進める際は、情報漏えい・誤った出力・権利侵害の3つのリスクを押さえる必要があります。情報通信白書でも、日本企業が懸念するリスクの上位はセキュリティ・出力の精度・著作権等の権利侵害でした。

ここでは、AIを業務で使う際の主なリスクと対策を表で整理します。

AIの業務利用のルールを考える際は、総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」（2026年3月）が参考になります。生成AIと著作権の関係は、文化審議会著作権分科会法制度小委員会「AIと著作権に関する考え方について」（2024年3月）で整理されています。

情報通信白書では、全社的な指針やガイドラインを整備している日本企業は41.1%でした。会社にルールがない場合も、個人情報と社外秘の情報は入力しないという線を守り、不明な点は情報システム部門や上司に確認してください。

AIで業務効率化した経験をキャリアに活かす方法

AIで業務効率化した経験は、社内での評価や転職活動で伝えられる実績になります。生成AIを業務で使う企業が増えたことで、AIを使って仕事の進め方を変えた経験そのものが評価されやすくなっているためです。

ここでは、AIによる業務効率化の経験を、職務経歴書や面接で伝えられる形に残す方法を紹介します。

業務効率化の経験を記録する際は、以下の4点を残しておきましょう。

1. 対象にした業務と、AIを使う前の課題
2. AIの使い方（ツール・プロンプトの工夫・人が確認した点）
3. 使う前と後の時間や件数の変化
4. チームへの共有や手順書づくりなど、広げるためにしたこと

たとえば、職務経歴書では「週次の議事録作成に生成AIを導入し、作成時間を1回60分から20分に短縮。プロンプトと確認項目を手順書にまとめ、チーム5名で運用」のように書けます。数字は自分で測った実際の値を使い、盛らずに書くことが大切です。

営業・事務・経理などこれまでの経験に、AIで業務を変えた実績を掛け合わせると、職種を変えずにAI活用を任される道や、AIの活用を推進する職種へ進む道も選択肢になります。AIを仕事や転職にどうつなげるかは、未経験からAI転職する方法で、エンジニア以外も狙える職種と進め方を紹介しています。職務経歴書での書き方は職務経歴書のAIスキルの書き方も参考にしてください。

まとめ：AIの業務効率化は小さな作業から始めて型にする

• AIで業務効率化しやすいのは、メール・議事録・資料の下書き、要約、翻訳など文章を扱う繰り返しの作業
• 令和8年版 情報通信白書では、生成AIを業務で使う日本企業は86.4%で、効果の実感は「議事録・メール作成補助」が約7割と最も高い
• パナソニック コネクトや中外製薬などの企業、自治体の事例では、全員が使える環境づくりと、人が確認するルールがセットになっている
• 個人で進めるなら、業務の棚卸し → 作業を1つ選ぶ → ルール確認 → 時間を測る → 型にして共有、の5STEPが基本
• 情報漏えい・誤った出力・著作権に注意し、AIの出力は下書きとして扱う

まずは1週間の業務を書き出し、時間のかかっている文章作業を1つ選んで、AIを使う前後の時間を測るところから始めましょう。